Уведомление МВД — одна из ключевых обязанностей работодателя при найме иностранного гражданина. Нарушение этого требования грозит штрафом до 800 000 рублей за каждый случай. Рассказываем, как правильно всё оформить.
Кто обязан подавать уведомление
Уведомлять МВД обязаны все работодатели — юридические лица, индивидуальные предприниматели и физические лица, нанимающие иностранцев. Исключение — граждане стран ЕАЭС: на них уведомление тоже подаётся.
Сроки подачи
- при приёме на работу — в течение 3 рабочих дней с даты заключения трудового договора или договора ГПХ
- при увольнении — в течение 3 рабочих дней с даты расторжения договора
Выходные и праздники не считаются. Если последний день срока приходится на выходной, срок переносится на следующий рабочий день.
Какую форму заполнять
С 2023 года действует форма уведомления, утверждённая Приказом МВД России № 536. Форма единая для всех иностранных работников. Заполняется отдельно на каждого сотрудника.
В уведомлении указываются:
- данные работодателя (ИНН, ОГРН, адрес)
- данные иностранного гражданина (ФИО, гражданство, данные документа)
- сведения о патенте или разрешении на работу
- должность и адрес места работы
- дата заключения/расторжения договора
Как подать уведомление
Способ 1 — лично в подразделение МВД по месту нахождения работодателя. На руки выдаётся отрывная часть бланка с отметкой о принятии — это ваше подтверждение.
Способ 2 — по почте заказным письмом с уведомлением. Датой подачи считается дата отправки. Сохраняйте квитанцию.
Способ 3 — через Госуслуги (для организаций с УКЭП). Электронная подача юридически равнозначна бумажной.
Частые ошибки при заполнении
- Ошибки в паспортных данных (особенно при переводе с латиницы)
- Неверно указан вид документа о праве на работу
- Пропущены обязательные поля
- Уведомление об увольнении не подано вовсе — многие работодатели не знают, что это тоже обязательно
Любая ошибка в форме может быть расценена как ненадлежащее уведомление, что влечёт штраф наравне с полным его отсутствием.
Как упростить процесс
При ручном оформлении каждое уведомление занимает 15–30 минут: нужно найти актуальную форму, правильно внести данные, проверить, распечатать, отвезти или отправить. Для компании с 20+ мигрантами это регулярная нагрузка.
Системы автоматизации формируют готовые уведомления на основе ранее внесённых данных о сотруднике — без повторного ввода и с минимальным риском ошибки.